Aunque a veces los árboles no nos dejan ver el bosque. Una vez que visualizamos el todo y tomando esto como referencia, luego debemos ir a conocer cada árbol. Pues en cuestión de procesos nos debe servir la misma analogía. A veces, nos quedamos a nivel de proceso sin bajar un nivel más. A veces, esas actividades son las fundamentales para que los procesos funcionen. Y por cansino que no falte. Si el proceso son las actividades relacionadas entre sí, para alcanzar un objetivo. Bajemos a esas actividades y hagamos preguntas sobre las mismas. Entradas, salidas, roles, responsabilidades, métricas y todo lo que se os ocurra.
Lo fácil lo hacemos difícil. Veamos tres puntos fundamentales que toda persona,empleado o profesional que interaccione con actividades debe tener en cuenta a la hora de interaccionar con las actividades que debe realizar teniendo o tomando como punto de vista, nuestra bien amada, Calidad.
- Hay que comprobar que toda la información de entrada no tiene defectos y está completa.
- Hay que verificar que el trabajo que se realice no contiene ningún defecto u error.
- Hay que constatar que jamás o nunca se pase una información defectuosa a la siguiente actividad.
Por favor, lean de nuevo esta sencilla regla de proceder. Gestionar lo que entra, Ejecutar y validar que lo que se solicita es lo realizado. Y no transferir nada al siguiente paso si no está todo correcto. Es sencillo. Por qué no lo prueban. Jueguen. Difundan. Conciencien. Mejoren. Animen.
Sí hiciéramos esto todos, esa afirmación que seguro que tanto han oído de hacer bien las cosas a la primera empezaría a dar sus frutos. Y esto que significa, que se reducen los costes por hacer calidad en las actividades diarias que realizamos. Todo se contagia. El entorno funciona. La sonrisa, el buen humor, se expande. La gente quiere hacer. Deja el lado reactivo. Y está con ganas de realizar. Y esto rehabilita las posibles culturas de antaño o genera una nueva forma de hacer y actuar.
Y sí a esto añadimos lo siguiente sobre como actuar cuando nos viene una información defectuosa:
- ¿Se tiene claro qué se tiene que hacer?
- ¿Se tiene claro a quién se le debe llamar o notificar lo anterior?
- ¿Se tiene claro dónde dejar de forma transitoria dicha información mientras tanto?
La Gestión de todo lo que hacemos viene sola. Ya no es unos mandan y otros hacen. Todos en su rol y responsabilidad hacen. Y todo esto sí encima tenemos una matriz RACI en la que todos tiene claro como escalar y a quién dirigirse, como un cuento o como un truco de magia empieza a generarse resultados y todo esto haciendo manualmente las cosas y definiendo todo, con todos.
Sí una vez que tenemos montado todas las actividades de un proceso. Todos estamos a gusto en ello. Solamente hay dos posibilidades: Una la de mejorar constantemente y otra en la medida de lo posible automatizar. Y aquí es donde entra en juego, las herramientas y la tecnología. Que las mismas nos ayuden a realizar cosas con el menor tiempo posible. Pero nunca modificar lo que manualmente funciona. Y les aseguro que los resultados aparecerán por encima del iceberg como nunca los han visto.
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