sábado, 23 de noviembre de 2013

III.- ¿Querías ayudar a mejorar el Congreso?....pues toma Congreso!!!

Proveedores?,    NO!!    Partners!!!

En la entrada anterior, nos quedamos en un nuevo recorte, que los presupuestos del año obligaban a realizar en los presupuestos del Congreso Nacional de la asociación, y que tras estudiar las posibilidades se referían al concepto de “Secretaría Técnica” contratada a la empresa de Eventos.

Dejemos una cosa clara, cuando una organización dispone de recursos financieros suficientes, y puede hacerlo, es la mejor opción, confiar aquellas actividades que no son de su “core” a empresas especializadas. Nuestra empresa de Eventos había realizado el año anterior una labor magnífica, y sólo era cuestión de necesidad el buscar otras opciones, ante una insuficiente rebaja en presupuesto ofrecido, que fue la primera opción. He de decir que todos los malentendidos que vinieron como consecuencia de aquella decisión “obligada” fueron debidos a mi falta de experiencia y conocimiento de temas, aunque no descarto la falta de información que hubiese debido ser “transmitida” al hacerme el traspaso de responsabilidades.   

La cuestión era buscar opciones, y para ello, estuvimos examinando, las posibilidades técnicas de nuestra web y aplicación de registros de inscripción y la ayuda de otra empresa con la que la asociación había colaborado en otros eventos con anterioridad,  para todo el tema de control de inscripciones, acreditaciones, pagos y facturación. Esto supuso, aparte de una  alternativa viable, una considerable carga de trabajo para una servidora, para María como responsable de Gestión y para la persona responsable de nuestra infraestructura Técnica. Una capacidad desbordada  en requerimientos (por establecerse los precios y códigos de inscripción, antes de cualquier otra consideración confiando en las capacidades de la anterior campaña, donde nuestra empresa de Eventos, al disponer de una súper herramienta para el tema en cuestión no tenía estas limitaciones), según íbamos perfilando las necesidades y el proceso de registro de inscripción hasta la entrega de Acreditaciones. Un paso más, la necesidad de entregar la información de las acreditaciones a la imprenta de confianza seleccionada al efecto, lo que nos supuso, establecer una fecha temprana de cierre de registro, no muy bien aceptada por nuestros Patrocinadores…..pero de eso hablaremos más tarde….

Otro tema que tuvimos que aprender “sobre la marcha”, la necesidad de que los formatos de las presentaciones de nuestros ponentes, tanto  en ppt como en video, debían ajustarse a unas determinadas condiciones para su correcta visualización y audición…de esto me enteré a  última hora, y el tema se salvó gracias a la utilización de templates ajustados a visualización y a nuestra empresa de eventos y su ayuda con los videos….más que proveedores, señores, NECESITAMOS PARTNERS!!!,  y desde aquí mi agradecimiento a ellos. Probablemente, tampoco ellos se esperaban que este año las cosas fueran un poquito más preparadas, y que nuestros contenidos hubiesen pasado por varias etapas antes de llegar a la consideración de presentaciones finales.

En cualquier caso, se trata de un Win-Win, ellos se juegan, al igual que nosotros como asociación, su imagen y su prestigio, es más para ellos es su “core” de negocio, debemos obligatoriamente,  ir de la mano….

Por supuesto dar las gracias a nuestra empresa de apoyo de este año en todo este tema de Secretaría Técnica y a nuestro soporte de Infraestructura, sin ellos imposible  haber cumplido con lo que nos propusimos conseguir….Eso sí tenemos un “puñao” de lecciones aprendidas y propuestas de mejora que esperamos se puedan desarrollar para próximos eventos…

Y solventados estos temas,….seguiremos con los contenidos del Congreso, es decir, con todo aquello que  queremos transmitir y compartir durante el congreso…


(Continuará)

Conectando puntos hacia atrás….para mirar hacia adelante…


La semana pasada asistí a la presentación de un libro. No suelo hacerlo, ya que dedico el tiempo que puedo a asistir a conferencias, congresos y seminarios, y lo de asistir a la presentación de un libro no estaba entre esas actividades que realizo para estar en contacto con mi mundo profesional y actualizarme en conocimiento, estar al tanto de las tendencias y mejorar y ampliar los puntos de vista de mi propia experiencia. Sin embargo esta invitación, que recibí a través de Linkedin me llamó la atención. Ni siquiera la recibí en mi correo personal, sino en el correo de Eventos, el subgrupo de itSMF España que lancé para dar promoción y difundir noticias relativas a las actividades de la Asociación,  y dar mayor accesibilidad a nuestra web itSMF.es.

El caso es que, buscando Keynote Speakers para VISION 13, nuestro congreso Nacional, celebrado en Madrid los días 11 y 12 de Noviembre, contacté con la AEC (Asociación Española para la Calidad). Habiendo asistido a varios congresos organizados por la AEC, conocía a varios estupendos ponentes que pensé tal vez quisieran participar en el evento, y así llegué a Domingo Gaitero, vicepresidente del comité de TIC en la AEC y Fundador del Proceso Social. Amáblemente se ofreció a colaborar y nos ofreció una estupenda presentación Pasión + Calidad = rentabilidad, donde habló de INNOVA 3Dx, un modelo elaborado para GESTIONAR el capital intelectual y la energía creativa con EFICIENCIA. Para buscar con ello “sacar el 100% de los empleados”, y en paralelo “fomentar tanto su felicidad como la organizativa”.

Lógicamente nos mencionó a los autores del modelo, en concreto de Silvia Leal , Directora del Programa sobre “Innovación Digital y Gobierno TI” del IE, y del libro,  escrito en colaboración con Jorge Urrea. 

Bien, se trataba de la presentación de su libro: Ingenio y Pasión

Cierto es que el título no me suscitaba un interés profesional a priori….hasta que empecé a conectar puntos…y el resultado es como cuando encuentras una conferencia en youtube, donde te explican que se ha demostrado por método científico algo que tú siempre has pensado que era así, pero que hasta esa demostración era considerado como simple “creencia”.
La presentación y el resumen de los panelistas que la realizaron, la describe estupendamente Silvia Castillo en el siguiente artículo que no puedo menos que recomendar, porque fue estupenda, tanto a nivel de categoría de presentadores como de la exposición que hizo cada uno de ellos y de los mensajes que se lanzaron , entre los mismos además de los autores,  se encontraban Leopoldo Boado, Country Manager de Oracle España, Ignacio Villoch, Events & Activities Manager de los Centros de Innovación del BBVA:


Pienso que para todos nosotros que sentimos pasión por el Buen hacer en Gestión y Gobierno es un libro de obligada lectura, y para aquellos que aún no, tal vez con más motivo, así que mi conclusión fue clara….debía difundir este libro, los puntos hacia atrás así me lo indican y espero que os sea de gran utilidad.

Y mirando hacia delante, veo con gran agrado que parece que se está tomando consciencia de que Gestionar servicios como decía mi maestro Oscar Corbellise basa fundamentalmente en saber Gestionar Personas….

Conozcámosnos, aprendamos.....


PD.-Por si queréis saber algo más os remito también a una entrevista que se les hizo a los autores :



viernes, 22 de noviembre de 2013

II.-¿Querías ayudar a mejorar el Congreso?....pues toma Congreso!!!

Toma de conciencia...


Bien, pues ahí andábamos….el proceso de "Call for Presentations" iniciado y con fechas de pasos a seguir publicadas en la web, revisando criterios de Evaluación de ponencias, con desconocimiento absoluto sobre la importancia y las condiciones de patrocinios publicadas y distribuidas a principios de año en un dossier que no entendía, con un patrocinio Oro de menos que nos hundían los presupuestos de ingresos de previos años, la ubicación del congreso y la empresa de eventos seleccionada con anterioridad y con la necesidad de reducir gastos de manera imperiosa ….. Todo un reto!!!

Contábamos con voluntarios para la Evaluación de ponencias, la experiencia entre otros de Pedro y Eduardo en el comité, y como decía la inestimable ayuda de María, quien me proporcionaba la información que iba pidiendo sobre la marcha a medida que preguntaba qué era lo que se había hecho previamente… miembros del comité que se ofrecieron a algunas tareas y de los que nunca más se supo…otros miembros súper encantadores que se ofrecieron a hacer el doble de tareas para suplir las necesidades que teníamos, etc. etc. etc. y todo ello de una manera altruista , voluntaria y robando tiempo y esfuerzo a su vida personal. (De haber estado yo trabajando en una empresa, no creo que hubiese podido haberlo hecho, por eso hay que valorar a los voluntarios que semana tras semana acudían y colaboraban en las tareas del comité…en su tiempo libre y fines de semana).

Vayamos por partes…Como en cualquier proyecto en el que uno se embarca una vez iniciado, pues a empezar a recopilar información y ponerla sobre la mesa, a revisarla, analizarla y plantear posibilidades…pedir consejo, escuchar  y tomar decisiones…

La primera decisión que tomé, fue personal. No decirle a nadie el “encargo” que me había caído y dejar que se pensara que sólo actuaba de coordinadora de las actividades del comité. Alguien que convoca las reuniones, las dirige siguiendo los puntos más o menos establecidas en las primeras reuniones  ( al menos al principio), recopila opiniones y decisiones, revisa actas… y poco más. De esa manera, me daba tiempo a irme enterando y analizando  cada tema, manteniendo mi responsabilidad en el anonimato, y humildemente ir aprendiendo…sin ganarme posibles antagonismos adicionales a las conversaciones relativas a lo que me había terminado de poner en esa situación, que era, el proceso y los criterios de selección de ponencias. A nivel Interno , he de reconocer que en más de una ocasión me sentí tan presionada cuando defendía los cambios que veía preciso hacer, que  le dije a mis responsables, que si  pensaban que no iba en la buena dirección, me retiraran del cargo , aprovechando que no se había hecho público, . A nivel externo he de reconocer  que este relativo anonimato me dio mucho juego, sobre todo en la campaña de Linkedin que lancé más tarde…

Una de las primeras tareas fue encontrarme con la empresa de Eventos y en el lugar elegido para el Congreso para ver las instalaciones y ver cómo podríamos reducir costes sin sacrificar en lo posible la calidad… previo estudio de factura del año anterior y consejos recibidos sobre áreas de reducción de gastos…y así se hizo. Inevitablemente la reducción de cargos en medios audiovisuales afectaron a la visibilidad de la sala plenaria, pero tampoco podía saberse con seguridad sin ver el montaje completo (pto. a añadir a lecciones aprendidas…), así que fue un riesgo que tuvimos que asumir, dado que el recortar de dos a un día el evento no suponía en instalaciones un recorte suficiente como para compensar el efecto de imagen que ello supondría, ya publicada la duración y días , meses antes…



Y vino el segundo recorte obligado por los presupuestos a la empresa de Eventos…el concepto de Secretaría Técnica….y éste trajo tela….

(Continuará)

I.- ¿Querías ayudar a mejorar el Congreso?....pues toma Congreso!!!

De cómo sin darme cuenta , me metí en este “fregao”…..

Queridos compañeros, hacía tiempo que no escribía, y ya por fin he podido dejar de lado algunas cosillas cotidianas para volver a compartir experiencias y aprendizaje.

Aquellos que sigáis este Blog, tal vez os acordaréis de un par de entradas  que publiqué el año pasado sobre el Congreso Nacional de itSMF, VISION 12. En aquella ocasión, habiendo creído tener una idea innovadora, me presenté como ponente para el congreso, y quedé en lista de Back up ante la gran cantidad de solicitudes de ponencias presentadas y supongo, y ésta fue mi lección de humildad, la categoría de los ponentes y el interés de sus ponencias, ante la cual la mía, probablemente no encajaba demasiado o no tenía suficiente relevancia. Sea cual fuere la razón, lo que sí me suscitó el tema fue la necesidad que entendí de conseguir que el proceso de selección fuese más transparente de cara al público. Y en este sentido me pronuncié.

Ricard Pons, como responsable del Congreso me invitó, si así quería a participar en la edición de este año y recogí el guante y la oportunidad de aportar mi granito de arena, así que me uní al comité de congreso para VISION13. Y así empezó todo….
De ayudar en el proceso del “Call for Presentations”, y en la evaluación de las ponencias presentadas, a coordinar las tareas del comité, dado que Ricard no podía dedicarle el tiempo preciso, a ser nombrada (todo hay que decirlo, porque nadie más quiso comprometerse, y yo me atreví y me ofrecí) Directora del congreso nacional en la Junta de Gobierno del día 1  de Julio de 2013.
Un rol sin instrucciones, ni clara definición de responsabilidades, como le comenté a Luis Morán, vicepresidente de itSMF, que apoyó y junto con Ricard me propuso en la Junta.
No tenía muy claro cuál podría ser el resultado, creo que ellos tampoco, pero siendo francos, si el tema no iba bien, siempre podría achacarse a mi inexperiencia  y reconducirse si era preciso.
Y sí, es cierto que nunca había dirigido un evento y era inexperta en ello, (¡qué gran oportunidad de aprender me regalaron!), pero también es cierto que mi trayectoria profesional en gestión de proyectos, programas y servicios , suponían a mi entender un buen aval. Eso y mi pasión por el buen hacer, la honestidad y la profesionalidad…mis conocimientos sobre personas, metodologías y buenas prácticas… Además contaba con un gran equipo, en su mayoría este año inexperto también, pero con ilusión y ganas de trabajar en el proyecto, y por supuesto con la inestimable ayuda y experiencia de María, nuestro gran baluarte en itSMF en el área de gestión, y el estupendo apoyo de Abel y Alex, nuestros “Diamantes en Bruto” como les llamó Luis Ignacio, nuestro gurú particular de este grupo de trabajo de Gestión del Conocimiento. Entiendo que el riesgo estaba controlado…..o , no?


(Contiuará…)