martes, 31 de diciembre de 2013

The Seven Rs of Knowledge Management

La vida es cambio. Un cambio continuado lleno de experiencias y conocimientos, personales y profesionales. Recordando la parte profesional, fue ITIL el que cambió y modificó mí forma de ver la Gestión de Servicios de TI. 

Mirando el cambio, su gestión y alineándolo con el conocimiento, me ha venido a la cabeza, sus conocidas 7 Rs. Afincando en el libro de Transición del Servicio de ITIL 2011, aparece un recuadro, que hace mención a estas Rs. 

"Las siguientes preguntas deberían ser respondidas para todos los cambios. Sin esta información, la evaluación del impacto no puede ser completa y el equilibrio entre los riesgos y los beneficios para la vida del servicio no será entendible. Esto podría representar para el cambio que no se entregara todo su alcance o los beneficios esperados por el negocio o inclusive estar presente un detrimento o un efecto inexperado en la vida del servicio."

Who raised the change?
What is the reason for the change?
What is the return required from the change?
What are the risks involved in the chance?
What resources are required to deliver the change?
Who is responsable for the build, test and implementation of the change?
What is the relationship between this change and other changes?

Sí cambiamos la palabra cambio por información y/o conocimiento. ¿Tendría cabida las mismas cuestiones?

¿Quién requiere la información? El Staff, la empresa, el cliente, un sistema. ¿Qué prioridad - impacto y urgencia - tiene el tener esa información disponible o accesible? ¿Se puede transformar la información con la acción y la experiencia en conocimiento propio? ¿Puede ser o es compartida dicha información nueva generada?

¿Cuál es la razón para obtener, acceder, disponer, o generar esa información? ¿Para qué se requiere? ¿Será crucial para aportar valor a los clientes con nuestra toma de decisión en el servicio?

¿Cuál es el retorno de la información? ¿Puede servir a otros una vez clasificada y almacenada en el SKMS para tomar una decisión ya tomada en una acción ya realizada? ¿Sirve de experiencia, eficacia y eficiencia la misma?

¿Cuáles son los riesgos que envuelven a dicha información? ¿quién debe disponer el acceso a dicho información? ¿Qué roles o perfiles deben tener acceso de lectura y/o escritura a la misma? ¿Tenemos en cuenta alguna política de seguridad de la información?

¿Qué recursos se requieren para entregar la información? ¿Tenemos alguna herramienta donde cualquier dentro del staff pueda consultar la misma, para tomar la mejor de las decisiones? 

¿Quién es el responsable para la generación y salvaguarda de la información? Todos dentro de la organización deberían tener como actitud y compromiso, no solo dicha generación para que aporte valor a todos, sino que debería ser registrada en el SKMS para que su responsable la habilite a quien deba, para la organización.

¿Cuál es la relación entre la información recién generada y otra antigua o relacionada? ¿Quién se encarga de relacionar dicha información? ¿Quién se encarga de actualizarla para tenerla disponible para cuando sea necesaria la misma? 

Estas y otras preguntas nos podríamos plantear no solamente en el establecimiento de estos dos procesos sino en otros que contiene las buenas prácticas de ITIL. El conocimiento dentro de las buenas prácticas no consiste en ver a los procesos como procesos aislados, sino su valor estriba en el acoplamiento y compartir la información de unos a otros, para poder tomar las mejores decisiones a la hora de realizar nuestras actividades cotidianas dentro de la Gestión de Servicios y Gobierno de TI.

sábado, 28 de diciembre de 2013

VI.- ¿Querías ayudar a mejorar el Congreso?....pues toma Congreso!!!

Los Resultados…

Y Se celebró el Congreso,…..
Y tras la tormenta viene la calma…El periodo de reflexión, ése donde debemos pararnos a pensar y analizar el resultado obtenido. Dónde pudimos hacerlo mejor, y en qué aspectos debemos insistir  en el próximo. El "feed-back" lo tenemos de todos los interesados, empezando por los Asistentes, siguiendo con la propia asociación (Junta de Gobierno de itSMF España) y por su puesto de nuestros Patrocinadores y Socios  sin los cuales no hubiésemos podido hacerlo realidad.

A nivel de Asistentes nuestras fuentes son :

1.-por una parte el propio Registro de Inscripciones, donde analizamos y comparamos en lo posible con otras ediciones distintos aspectos como:
  •    Nº de Inscritos, frente a Nº de Asistentes (personas que recogen su acreditación a lo largo de los dos día del Congreso). Teniendo en cuenta que se celebraban en esa semana diversos eventos en Madrid y Barcelona relacionados con el sector TIC, sinceramente nos debemos felicitar,  tuvimos casi la misma asistencia que el año pasado donde no tuvimos esas circunstancias
  •       Demografía de los Asistentes: Sectores y Actividades de Negocio, Perfiles Profesionales
  •      Niveles de asociación  de los asistentes e intereses en la asistencia ¿Qué esperan del Congreso?


2.- por otra parte la impresión y las percepciones durante la Celebración, el ambiente, el networking, los comentarios….








3.-Por último, las Encuestas . Este año las hicimos sólo on-line y a pesar de que cuesta más que los asistentes nos den su “feed back”, tampoco podemos quejarnos del porcentaje de las realizadas. Y hablan por sí mismas…..













Todos estos resultados se recogieron en un informe, que se comentó y analizó a tres niveles:
  •     Comité del Congreso , en su última reunión de este año de lecciones aprendidas.
  •     Junta de gobierno, rindiendo cuentas de la Gestión llevada a cabo…
  •     Patrocinadores, en dos reuniones on line en la que hemos recogido sus valoraciones, propuestas y "feed back"...


Lecciones aprendidas, muchísimas ,  a todos los niveles….un proyecto de esta envergadura y con estos condicionantes es sinceramente apasionante. Si se pusiesen en práctica las propuestas de mejora que derivan de ellas, no cabe duda que podríamos hacer el siguiente con mayor entendimiento, al menos lógicamente en mi caso con el conocimiento adquirido. ¿Es la panacea? Pues no, cada Congreso es diferente, las circunstancias serán distintas, las personas también, etc etc pero hay algo claro, y es que utilizar las guías y marcos  de buenas prácticas y gestión de proyectos unidos a la pasión, el esfuerzo y la entrega , dan resultados…

¿Lo fundamental? LAS PERSONAS….todas ellas….Organizadores, Colaboradores, Patrocinadores, Asistentes, nunca nos olvidemos de ello…la ilusión, la pasión, el disfrutar con lo que se hace, la generosidad, el compartir…..por ello mi recuerdo lo resumo , en representación de todo lo demás en esta imagen….(se lo prometí a alguien, y me gusta cumplir mis promesas…) con la que quiero dar las GRACIAS a TODOS….





Espero que estos mini-articulines como me gusta llamarle a estas entradas, os hayan resultado amenos y os haya transmitido aquello que pretendía, compartir la experiencia, el aprendizaje….lógicamente no he dado más que pinceladas…esto daría para un libro…(los nervios de la última semana, el registro, la campaña de difusión,  los premios entregados, los resultados económicos,...etc etc) o quien sabe, un caso práctico que presentar en el próximo congreso VISION14 que ya se empieza a preparar…el destino dirá….espero poder encotraros allí…



PD Entradas Relacionadas:

I.- ¿Querías ayudar a mejorar el Congreso?....pues toma Congreso!!!

DE CÓMO SIN DARME CUENTA , ME METÍ EN ESTE “FREGAO”…..

II.-¿Querías ayudar a mejorar el Congreso?....pues toma Congreso!!!

TOMA DE CONCIENCIA...

III.- ¿Querías ayudar a mejorar el Congreso?....pues toma Congreso!!!

PROVEEDORES?,    NO!!    PARTNERS!!!

IV.- ¿Querías ayudar a mejorar el Congreso?....pues toma Congreso!!!

¡¡¡LOS CONTENIDOS !!! ¿QUÉ ESTAMOS OFRECIENDO A LOS POSIBLES ASISTENTES AL CONGRESO?

V.- ¿Querías ayudar a mejorar el Congreso?....pues toma Congreso!!!

“TAN IMPORTANTE COMO EL SER …ES EL PARECER….”


y ésta misma :
 VI.- ¿Querías ayudar a mejorar el Congreso?....pues toma Congreso!!!
Los Resultados…



lunes, 23 de diciembre de 2013

No limitarnos: "de todos para todos"

"...Imaginad un gran parking enorme y oscuro. Cada uno de nosotros vive allí y solamente disponemos de una pequeña linterna para iluminarnos...Todo lo que sabes de lo que contiene ese enorme espacio se limita a lo que puedes ver con el haz de luz de la linterna. Cuando buscar algo puede que lo encuentres o no, pero el hecho de que no lo encuentres no significa que no exista...Puede estar ahí y, sin embargo, que no lo veas porque no has acertado a dirigir la luz hacia ello. 

E incluso aunque alcance a iluminarlo, puede que el objeto en cuestión no sea fácil de reconocer, quizá tengas una idea de cómo es ese objeto, pero si no sabes exactamente qué es, lo mas normal es que no aciertes a captarlo...Así que solo puedes ver los objetos a los que diriges la luz, pero de todos ellos, solo puedes identificar los que ya conoces. Así es la vida física.

...Ahora imaginad que un día alguien enciende la luz del parking ...Y entonces, por primera vez, puedes ver simultáneamente todo lo que alberga. No se parece a lo que te habías imaginado.. Entiendes que lo que solías considerar tu realidad era, en verdad, solo una mota dentro de la vasta maravilla que te rodea. Ahora ves cómo se interrelacionan las diferentes partes, cómo cada cosa contrasta con todas as demás y cómo finalmente todo encaja. 

Te das cuenta de cuántas cosas hay en el parking. Ahora aunque se vuelva a apagar la luz, nada ni nadie podrá quitarte esa comprensión y esa claridad, ni arrebártela. Nada podrá jamás anular el conocimiento de todo lo que hay en el almacén. Ahora eres mucho más consciente de lo que hay ahí que cuando solo tenía tu pequeña linterna y sabes como acceder a ello y a todas las posibilidades que hay a tu alcance, y te inunda una sensación de sobrecogimiento y reverencia debido a todo lo que has experimentado durante esos momentos de cegadora lucidez. La vida ha adquirido un significado diferente, y lo que experimentes de ahí en adelante estará teñido de esa nueva conciencia..." fragmento de "Morir para ser yo" de Anita Moorjani. Muy recomendable su lectura.

El tiempo a veces es limitado y no se puede estar en todas partes. Así como el identificar una creencia, puede que nos obsesionemos con la misma, y esta también nos limite. Desde hace tiempo, no creo sino vivo fervientemente, en algo llamado unicidad y el todo. Aquí albergo la esperanza de aunar mi conocimiento con el de los demás para ser mejores personas y profesionales. El salto cualitativo de pensar, sentir y actuar de este modo, hace que se vea de forma diferente nuestro "parking" y una vez visto, como se contaba en el relato, da igual que el resto de los días, esté apagado y oscuro dicha estancia. Lo visto y lo que vivimos diariamente, estará inmerso en nuestro conocimiento, experiencias y vivencias, por lo que no nos será necesario juzgar, sino únicamente una cosa, vivir. 

En ese todo considerado, no puede haber otro pensamiento de compartir nuestras ideas, vivencias, experiencias - personales o profesionales - tanto con personas afines como con otras que no tienen las mismas inquietudes o tengan otras. Todo es respetable. Y qué mejor que prestar esa unicidad, con aquellos, primeramente que hacemos posible esto. Mis compañeros de grupo de trabajo. Estoy orgulloso de ellos, por la libertad que experimentan y hacen de forma diaria con su forma de ver. En muchos casos, estaremos equivocados, pero no nos pueden quitar el afán y el objetivo de este grupo. Aquí no hay limitaciones, ni restricciones, y todos podemos hablar de lo que se estime. Ya que si no hay libertad no hay nada. Hace un mes, se me concedió un premio, supongo por las horas y dedicación, sobre algo, que el tanto por ciento de casi TODOS, no creen, ni apoyan...este hablar de conocimiento.

Algunos creen que el silencio, nos puede aminorar en nuestro sueño, pero este más que minimizar nuestra postura, lo que hace es que pongamos más empeño en ello. Me pregunto, sí la gente cree en lo que dice y actúa en esa consecuencia. Si realmente sienten lo que hacen. Sí sienten pasión por ello. Como decía la entradilla, la gente considera que dispone de la verdad absoluta, pero esta no existe si solamente considera su creencia. Se quiere mejorar cosas en las que no se cree ni se actúa, pero se quiere mantener una imagen de unión que realmente no existe ningún atisbo de ella. 

Por ello, espero y deseo - aprovecho para felicitar a todo el que nos lee y nos sigue - a TODOS que tengáis una feliz salida y entrada de año. Esperando que el 2014 esté lleno de salud para todos así como de oportunidad. Y qué penséis que las cosas se realizan o se llevan a la realidad, cuando se cuenta con TODOS y con la opinión de TODOS. Sin misión, objetivo ni valores, no hay nada. La importancia, nuestra es seguir con aquello que creemos desde hace tres años y eso nos une y nos alimenta para continuar...por favor, no nos limitemos y hagamos posible ver a todos, para el beneficio de todos, con el trabajo de todos.


jueves, 19 de diciembre de 2013

V.- ¿Querías ayudar a mejorar el Congreso?....pues toma Congreso!!!

“Tan importante como el ser …es el parecer….”

No sé de dónde procede este dicho, pero aplicado al congreso, en este caso, (ya que las entradas de esta serie, están dedicadas a esta experiencia que tengo el placer de compartir en el blog) tiene mucha trascendencia, según mi  humilde opinión.
La transparencia en la gestión es una buena práctica que consigue dar una imagen seria y comprometida. No se trata de desvelar las interioridades de la asociación que lo organiza, y menos cuando se habla de procesos y procedimientos que están publicados en la web de itSMF como guía de la convocatorias de solicitudes de ponencia por ejemplo  (“Call for Presentactións”), sino de transmitir el conocimiento adquirido de una forma amena (al menos eso intento), de un proyecto muy interesante y del que como en cualquier otro se pueden extraer lecciones aprendidas que poder aplicar al siguiente en un proceso de Buenas Prácticas y Mejora Contínua.  Con mucho respeto y considerando que es una audiencia pública. Y lógicamente de una manera subjetiva puesto que son los pensamientos y forma de ver y considerar de quien lo escribe.

Y dicho esto, no quiero dejar en el tintero en esta serie de entradas, uno de los aspectos de la organización más importantes aunque tal vez, del que menos se ha hablado internamente a lo largo de los meses de preparación del congreso, que afecta a la celebración en sí, una vez preparado todo lo demás . Y vuelvo a responsabilizar de ello a mi inexperiencia previa. Y me refiero en concreto a la coordinación de salas durante el evento.

Tuvimos la gran fortuna de contar con nuestras compañeras,  que se habían responsabilizado el año anterior y lo habían hecho muy bien,  y aceptaron generosamente volver a hacerlo.

Recurrimos a las personas que también se había ofrecido el año anterior a actuar como coordinadores de sala y presentadores, y también reclutamos voluntarios a través  de alguna iniciativa previa de itSMF en el año y públicamente a través de Linkedin.  Hemos de felicitar a Meicke y al equipo que se formó y que ella dirigió, porque sinceramente, fue de lo más alabado de la organización. A pesar de algunos imprevistos de última hora que hubo que afrontar sobre la marcha, lo hicieron estupendamente, con gran seriedad, responsabilidad y profesionalidad. Ellos fueron la “cara vista” , la imagen de la organización  (de ahí el encabezado de esta entrada) y se merecen este apartado especial.


Hemos de aclarar que las responsabilidades del Coordinador de sala, no sólo se limitan a llevar el control de horarios, ponencias, tiempos de presentación, control de asistentes, estar pendiente de cualquier aspecto que surja durante las sesiones, controlar que se cumplan las indicaciones del comité, informar sobre las encuestas etc. etc. entre otras muchas para las que se prepara una guía específica para ellos,  sino que asumen las funciones de Presentador del Ponente y Ponencia si no se dispone de algún miembro específico voluntario para dicha tarea, que suele ser o bien un miembro de la Junta de Gobierno , o persona conocedora del ponente, o del comité de Congreso. Por lo que también han de prepararse esa tarea,  y no a todos les resulta fácil o cómodo hablar en público. Pero como ya comento, lo hicieron con gran profesionalidad y entusiasmo, no se puede pedir más…sino dar un enorme GRACIAS!!!!!!

Lo cual no quiere decir que no haya lecciones aprendidas a nivel de la organización,  porque como en todo…”haberlas haylas”…la cuestión es reconocerlas con humildad, recogerlas con tesón, y tener voluntad de aplicarlas cuando proceda…¿o no?



domingo, 1 de diciembre de 2013

IV.- ¿Querías ayudar a mejorar el Congreso?....pues toma Congreso!!!

¡¡¡Los Contenidos !!! ¿Qué estamos ofreciendo a los posibles asistentes al Congreso?


Nos habíamos quedado en los contenidos del Congreso….El proceso de “Call for Presentations” iniciado, unas fechas establecidas para la solicitudes de ponencias (Abstracts) otra fecha para la comunicación de la pre-selección de las mismas…..etc.   etc.

Tendremos primero que explicar las distintas fuentes de los contenidos.

Si bien es cierto que el proceso “Call for Presentations” es el más conocido por ser público y con unas bases de presentación establecidas y publicadas cada año, debemos explicar que el Congreso goza de varias fuentes en función de los años y solicitudes de ponencias:

1.- “Call for Presentations” Proceso de solicitud de ponencias, que se presentarán  en formato de ponencias “paralelas” y/o “paneles de ponencias” sometidas al proceso de selección y concurso.


2.- Taller/es :  A propuesta de los miembros de la Junta de Gobierno o del Comité de congreso

3.- Mesa Debate/s: 
A propuesta de los miembros de la Junta de Gobierno o del Comité de congreso






4.- Keynote Speakers : A propuesta de los miembros de la Junta de Gobierno  en principio, dadas las relaciones profesionales o en su defecto del Comité de congreso. Son las ponencias plenarias, Alguna de ellas sale de la  selección de “Call for Presentations”, de las más valoradas por los Evaluadores del Comité.

5.- Patrocinadores: Con diversas opciones según publicación anual para el Congreso del Dossier de Patrocinios, o de Patrocinios anuales  con tres posibilidades a nivel de ponencias:
·         Ponencia Plenaria,
·         Ponencia Paralela no comercial
·         Slot  comercial



Aparte de la opción de Patrocinio de:

6.-Stand Expositor,

7.-O de otros elementos de Patrocinio como Bolsas, Lanyards, Acreditaciones, Desayunos, Entradas al Congreso etc. etc. (No desaprovechéis la oportunidad de serlo también el próximo congreso, ya sea regional o nacional…!!)



Bien, en mi idea inicial y lo que me llevó a formar parte del comité fue ayudar a mejorar el proceso de “Call for Presentations”. Colaborando en la revisión de los templates de Solicitud de Ponencia y presentación ppt (aquí he de reconocer, que no tuvimos en cuenta el peso del banner del Congreso que pusimos en el template, otra lección aprendida…), en el proceso de Evaluación y preselección. Me centraré en este punto en esta entrada....

Se formó el Equipo de Evaluadores entre los voluntarios que se ofrecieron. Aquí el papel de Pedro Mendieta, gran profesional y mejor persona, fue fundamental, era el que más experiencia tenía y nos organizó los packs de Evaluación, se distribuyeron se establecieron fechas, y aunque ampliado el plazo de la presentación de solicitudes, podemos tener a gala que a partir de ese momento,  con un gran esfuerzo del equipo (tuvimos que recurrir de urgencia a Evaluadores generosos para suplir a aquellos que se habían ofrecido y de los que no volvimos a saber nada…) conseguimos no tener que volver a ampliar plazos y cumplir con los establecidos. Realizamos un mínimo de cuatro evaluaciones por solicitud presentada.

Pero Ay! Amigos, la preselección era sencilla, se trataba de evaluar al ponente y una breve descripción del contenido objetivo de la ponencia y de su interés.  De momento nada más, y a ello llegamos después de revisar los criterios y con nuestros más y menos en el comité con votaciones incluidas, pero sencillo. Lo complicado empezó con la solicitud de los borradores de ponencias y la comprobación de que muchos de ellos eran insuficientes para continuar con la valoración por parte del Comité sobre la Calidad de las presentaciones. Y tuvimos que tomar decisiones. Entre ellas dos:

1.- Ninguna solicitud de ponencia no entregada en plazo entraba en la primera selección. No hubiese sido justo de otra manera. Se crea la lista  de las ponencias de Backup o emergencia  y así se comunica a los solicitantes fuera de plazo. Hay que dotar de más seriedad al proceso y concienciar que las fechas son para todos, todo es voluntario, pero si te comprometes, debes colaborar con la organización…más cuando se han anunciado los plazos con tiempo de sobra. El tiempo y el esfuerzo de los Evaluadores, y la coordinación de las puntuaciones  son tan voluntarios como el de los ponentes....

2.  Es preciso incrementar en un paso el proceso de selección, solicitando presentaciones “Formales” que no “ Finales”, para la evaluación del formato y apariencia por parte del Comité de Calidad (Tres Evaluaciones por PTT Formal), dejando las finales para correcciones , recomendaciones del Comité de Calidad aplicadas o actualizaciones necesarias…Esto supuso duplicar trabajo, y la contrapartida fue una consideración de mayor seriedad en el proceso para la mayoría de los ponentes y algunas críticas a veces bastante “duras” por parte de algún otro…que tomamos como puntos a mejorar para el siguiente.

Hemos de dar gracias a los Ponentes,  que se sometieron grácilmente y con paciencia  al proceso y a los que en total se les solicitaron 5 documentos:
  • Solicitud de Ponencia o “abstract”
  • Borrador de Ponencia
  • Ponencia Formal 
  • Ponencia Final
  • Autorización de Difusión y Grabación


¿Tuvimos Contratiempos? Pues claro!, ¿Excepciones? Cómo no!, pero ....Finalmente y gracias al trabajo de TODOS, conseguimos nuestro objetivo: ponencias seleccionadas evaluadas, controladas  y listas en tiempo con el formato y apariencia adecuadas para el congreso…. y muchas lecciones aprendidas que compartir....