Continuando con la entrada de ayer, pasemos a ver que iniciativas y actividades podrían o deberían contener un Assessment de Procesos sí la dirección, lo considerara necesario. Por lo que, antes de tomar una decisión podríamos indicar una serie de fases con sus actividades relacionadas que podría contener el mismo. Podrían ser más o menos, u otras diferentes. A continuación un posible ejemplo. Todo ello, llevado como un proyecto. Fundamental hacerlo así.
Fase del Proyecto
1) Análisis de Madurez
- Kick-off
- Identificación de la Organización. Estructura, departamentos e interlocutores
- Establecer calendario de entrevistas
- Recopilación de información y Análisis facilitada por la organización
- Entrevistas personales con interlocutores (responsables y empleados)
- Revisión de la documentación facilitada por la organización.
- Establecimiento del nivel de madurez de los procesos de la organización
- Evaluación y Análisis del GAP de dichos procesos respecto a los de ITIL
- Recomendaciones de Mejora a la Organización
- Presentación del informe
3) Cierre del Proyecto
Aquí se pueden dar las todas las combinaciones posibles. Pero, como buena práctica y no tener dependencia de un única empresa que lleve a cabo todo el proyecto, mi recomendación sería que el anterior assessment y la posible formación y ayuda a la organización durante todo el proyecto, viniera por una única empresa que nos asesorara y que tuviera cristalino como acometer este tipo de proyecto así como su envergadura e inversión. Y por otro lado se contara con la empresa que nos proporcionara las herramientas, su parametrización y mantenimiento.
Pero lo comentado, todo esto, a gusto de consumidor o empresa que paga. Mis comentarios es por lo que he visto y vivido; pero mi opinión no tiene que ser generalista y tener la verdad absoluta, casos habrá para dar y tomar, cada uno, con unas consecuencias, casuísticas y resultados. Ya podemos lanzar la RFP correspondiente, generada como premisa de la información facilitada por la empresa que realizó el assessment, así como hemos podido llegar a un acuerdo para que nos realice la misma.
La hoja de ruta resultante, podría llevar a cabo, diferentes subproyectos para granularizar su efectividad y al- cance de hitos. Está clarísimo eso que se dice en toda presentación, de indispensable el respaldo de la dirección con su autorización y compromiso, así como disponer para que no haya contratiempos del presupuesto disponible para abordar el mismo; definir como antes hemos comentado un enfoque por fases; implicar a clientes y proveedores de servicios externos.
Sería bueno tener en cuenta el establecer una línea base con los objetivos de cómo se presta el servicio en la actualidad y, así nos permitirá medir el impacto de los procesos que se tienen pensados adoptar dentro de la gestión de servicios mejorados en relación a los niveles de servicio y costes estimados al principio.
Fase del Proyecto
Kickoff
- Presentación
- Aceptación por parte del cliente
Proyecto de Adopción de ITIL
Imaginemos que hay viabilidad del proyecto. Tenemos que tener como premisas claras, que normalmente se puede dar el caso, de tener que contar con una empresa para la formación, otra para la consultoría y una tercera que implante las herramientas de gestión asociadas y que den soporte a los procesos.Aquí se pueden dar las todas las combinaciones posibles. Pero, como buena práctica y no tener dependencia de un única empresa que lleve a cabo todo el proyecto, mi recomendación sería que el anterior assessment y la posible formación y ayuda a la organización durante todo el proyecto, viniera por una única empresa que nos asesorara y que tuviera cristalino como acometer este tipo de proyecto así como su envergadura e inversión. Y por otro lado se contara con la empresa que nos proporcionara las herramientas, su parametrización y mantenimiento.
Pero lo comentado, todo esto, a gusto de consumidor o empresa que paga. Mis comentarios es por lo que he visto y vivido; pero mi opinión no tiene que ser generalista y tener la verdad absoluta, casos habrá para dar y tomar, cada uno, con unas consecuencias, casuísticas y resultados. Ya podemos lanzar la RFP correspondiente, generada como premisa de la información facilitada por la empresa que realizó el assessment, así como hemos podido llegar a un acuerdo para que nos realice la misma.
La hoja de ruta resultante, podría llevar a cabo, diferentes subproyectos para granularizar su efectividad y al- cance de hitos. Está clarísimo eso que se dice en toda presentación, de indispensable el respaldo de la dirección con su autorización y compromiso, así como disponer para que no haya contratiempos del presupuesto disponible para abordar el mismo; definir como antes hemos comentado un enfoque por fases; implicar a clientes y proveedores de servicios externos.
Sería bueno tener en cuenta el establecer una línea base con los objetivos de cómo se presta el servicio en la actualidad y, así nos permitirá medir el impacto de los procesos que se tienen pensados adoptar dentro de la gestión de servicios mejorados en relación a los niveles de servicio y costes estimados al principio.
Fase del Proyecto
Kickoff
- Teniendo en cuenta los antecedentes comen tados de la dirección
- Objetivos y alcance del proyecto
- Presentación definición de equipo de proyecto y sus responsabilidades
- Planificación inicial estimada del proyecto
- Aprobación del plan de proyecto y entregables
- Seguimiento del proyecto
- Plan de Implantación detallado (actividades, recursos y fechas)
- Diseño y adopción de Procesos
- Selección de Herramientas
- Suministro, instalación y parametrización de herramientas
- Plan de Formación
- Plan de Comunicación
- Plan de Gestión del Cambio en la organización
- Plan de Gestión y Seguimiento del Proyecto
Llegados aquí debemos reflexionar sí esas fases y actividades son las necesarias, las correctas y empezar a diseñar y compartir dicha estructura y líneas básicas para afrontar este reto a través de una metodología de Gestión de Proyectos.
Continuará ...
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