Los 7 pasos de la Resolución de Problemas (Parte II)

Expliquemos dicho Flujo. En Toyota como una de las técnicas de análisis se utilizaba o se utiliza ese preguntarse ¿por qué? cinco veces como parte del proceso que estamos comentando de siete pasos.

Por ello antes de poder preguntarnos o iniciar ese procesos iterativo de ¿por qués? se debe primera clarificar de forma cristalina ¿cuál es el problema? o según marcaba esa filosofía debemos comprender la situación. Y ¿cuál es la principal razón que esto sea lo más importante?

Esto estriba, porque esto es lo más difícil de aprender y de generar cultura con ello. Lo difícil es comprender en detalle la situación. Saber con ciencia cierta lo que ha ocurrido. Todo el tiempo que gastemos en esto, lo adelantaremos en los siguientes pasos. ¿Por qué? Porque sino definimos bien el problema, en pasos siguientes podremos intentar encontrar alternativas o soluciones que puede que resuelvan síntomas pero no las causas raíz de lo que ha ocurrido o sigue ocurriendo hasta que le demos una solución al respecto.

Así que debemos empezar por una observación de la situación, siempre disponiendo de una mente abierta, sin despreciar nada y siendo muy objetivos, con los hechos, sin buscar culpables y sobre todo comparando esta situación real con la descrita en los estándares.

Y por ello debemos ir al lugar para ver el problema. En real. Y este lugar, se denomina Genchi Genbutsu.  

Junto con la anterior, podemos y no es discriminante incluir la priorización de otros problemas que tengamos constancia de ellos y utilizar de forma conjunta el diagrama de Pareto. Así los problemas que tenemos en ciernes podrán ser clasificados por su frecuencia, gravedad, origen, naturaleza y ordenados por los que consideramos para nuestros intereses más importante y como primeros por resolver,

Así que intentamos identificar el punto de causa (PDC). ¿Cómo? Pues haciéndonos preguntas tales como ¿dónde se observa el problema? ¿Cuál es la causa más probable?. Esto lo que nos traerá o nos conducirá a aguas arriba a un lugar muy próximo o cercano a la causa raíz. Y en dicho momento, a través de la aplicación del análisis de los cinco ¿por qués? Descubrirla. Todo ello, como siempre sin buscar culpables. Solamente hechos.

¿Cuál es el propósito de todo esto? No es otro de poder generar contramedidas y evaluar resultados. ¿Por qué? Sencillo. Si la misma es efectiva está directamente se convertirá en parte de un nuevo método estandarizado, que todos deben conocer y a partir de dicho instante utilizar.

Por ello, la última etapa de estandarización es muy importante. Porque la estandarización y el aprendizaje van de la mano inexorablemente y son la auténtica base de la mejora continua. ¿Se entiende todo esto?

La razón estriba es que si una vez encontrada no se estandariza el proceso mejorado, el aprendizaje realizado no sirve de nada y caería irremediablemente en un agujero negro, perdido, olvidado y no quedaría constancia para mejoras posteriores.

Por ello, en la mayoría de las organizaciones que creen que se hace la mejora continua, se queda en un esfuerzo baldío. Porque la organización no aprende. Y habrá alguno que se encuentre con una solución que ya estaría disponible pero no esta en su conocimiento donde encontrar dicha información para tomar la mejor de sus decisiones posibles para realizar las actividades que le apliquen.

Y para terminar tengan en cuenta lo siguiente y sobretodo de su importancia:

La resolución de un problema es un 20% de herramientas y un 80% de reflexión