Assess de la Información: ¿Qué? ¿Quién? ¿Cuándo? ¿Dónde?

El objeto del Proceso de Gestión del Conocimiento es proporcionar información segura y fiable para la empresa, al proveedor de servicios y su personal, que sea fundamental para la TOMA de DECISIONES.

Por tanto, debemos discernir y analizar, qué tipo de información nos es necesaria, a nivel de toda la empresa, granularizando en diferentes niveles estratégico, táctico y operativo; cuál es el origen de la misma para su recopilación, cuál será su ubicación para su consulta, y cuál será su destino - área, grupo de personas - en caso de transferir la misma para que en el momento oportuno; sea utilizada esta información y conocimiento, para satisfacer y tomar la decisión correcta, en base a la actividad que se deba ejecutar y llevar a cabo, alcanzando los resultados esperados.

Las empresas suelen disponer de una Web de cara al exterior, en la que difunden su marca, su misión, sus valores, los servicios que proporcionan, los clientes que ya los utilizan, la ubicación de sus oficinas en el ámbito territorial, los partner tecnológicos con los que trabajan; gestionando la misma, el departamento de comunicación, marketing u otro que cada organización considere. De forma interior a la empresa, suelen y pueden disponer de una intranet, en la que se difunde información propia y necesaria, para el empleado - beneficios sociales - otros referente a metodologías que se utilizan, áreas departamentales, proyectos, servicios y apartados que se consideran propios y necesarios para la empresa. Así como puede haber difusión de mailing, vídeos, boletines y periódicos, para mantener informados convenientemente al empleado, del devenir de  lo que hace su empresa, su estado, sus resultados, sus logros, etcétera.

Por tanto, como cada empresa es un mundo, es de interés realizar un análisis de su situación, así como de chequear la existencia de algún sistema de gestión implantado, para poder utilizar o imbricar la estrategia de gestión del Conocimiento con el que tenga adoptado la organización. Así como evaluar la infraestructura de comunicación que tenga establecida la empresa, para poder definir un proceso sistemático para el tratamiento de la información.

Por tanto es necesario realizar dicho assessment, antes de adentrarse a definir la estrategia a seguir en la Gestión del Conocimiento realizando con respecto a dar respuesta a la organización, sobre la información, a ese ¿Qué?¿Quién?¿Cuándo?¿Dónde?.

Al entrar en el Ciclo de Vida del Servicio, debemos evaluar, toda la información desde la iniciativa de negocio, hasta que se retira el Servicio, en las respectivas herramientas que tenga adoptadas la organización y sus interfaces. Y esto es factible establecer el lugar de análisis y mejora continua, a través de un actividad que de forma transversal debería contener cada proceso implantado de gestión de servicios TI, la cuál se encargue de facilitar la parte de métricas, informes de gestión y auditorias propias de cada proceso. Que éstas aparte de ayudar al responsable de cada proceso, alimente y sinergice al proceso de Gestión del Conocimiento, para poder canalizar con criterio en base a la estrategia, los datos, información, el conocimiento y saber establecido y a establecer en la empresa.