¿Es posible Transformar la TI utilizando Lean e ITIL?

La finalización de este recién acabado 2012 me ha traído a nivel conceptual y profesional, una gran satisfacción al poder introducirme a través de la lectura de diferentes libros, en el pensamiento lean, en dicha filosofía. Dicho hecho, se lo debo y, desde aquí me gustaría expresar mi más sincero agradecimiento a Antonio Valle.

Y como aquí hablamos de conocimiento - esa acumulación de experiencias reutilizable en el futuro tomando como base la motivación, el tiempo y la oportunidad de llevar lo aprendido a la práctica -  con mi neófito, pírrico e inicial proceso de aprendizaje sobre dicha filosofía, me planteo personalmente y a nivel de grupo de trabajo, diferentes retos. Preguntándome sí podemos utilizar y compaginar este pensamiento lean con las buenas prácticas de ITIL para Transformar nuestra TI, nuestra organización. ¿Por qué, no dedicar una estudio a dicha sinergia, y compartirlo con todos los que no siguen a través de este blog y en linkedin? Por tanto, como idea y pilar básico, me viene a la cabeza ¿Es posible dicha Transformación TI utilizando Lean e ITIL?

Cómo prólogo de dicho reto, ya que sobre las buenas prácticas de ITIL ya conocemos un poco y el desconocimiento viene de la otra parte - de Lean - empecemos por este último y veremos donde a través de diferentes entradas que analizarán y divulgarán dicho estudio, al lugar o destino al que llegaremos. Y si nuestro esfuerzo, le sirve a alguien para mejorar profesionalmente a nivel particular o a nivel de empresa con los conceptos, términos y prácticas, conectando dicha cultura, modelo o filosofía con ITIL, pues eso es lo que nos llevamos y habrá sido merecedor de dicho esfuerzo...Comencemos.

La palabra Lean aparece por primera vez con Womack y Jones en su libro "The machine that changed the world" pero el libro que explica de forma amplia los "principios de trabajo" de la "cultura" de Toyota, a través de su modelo (Toyota Production System) reside en "Las claves del éxito de Toyota. 14 principios de gestión" - de Liker, ver bibliografía al final de la entrada - el cual ya desde su prólogo se fundamenta dicho modelo en dos pilares fundamentales que son la "mejora continua" y el "respeto a la gente" según Gary Convis.

Observen, lean y piensen lo que representa para el Managing Officer de Toyota y Presidente  de la Toyota Motor Manufacturing de Kentucky los dos pilares sobre la cultura que puede disponer cualquier empresa de cualquier sector:

 "Es más que la mejora continua, a menudo llamada kaizen -término que según Masaakai Imai abarca a la mejora que es responsabilidad de Todos, cada día y en todas partes - ya que consiste en desafiarlo todo. En crear una organización inteligente que aprenda, a través de una atmósfera y entorno que tenga dos premisas básicas. Una, la estimulación y motivación de todos y cada uno de los empleados y dos, que dicho clima favorezca el cambio. Esto únicamente se puede conseguir en una organización cuya principal política y estrategia sea la del respeto por las personas, los empleados". Todos ellos.

Qué profundo. Qué grande...

¿Piensen -si están actualmente trabajando - cómo es la organización dónde trabajan y comparen el tipo de cultura de la misma con respecto a los dos pilares antes mencionados? ¿No existe, es menor, es igual, es mayor?...piensen e imaginen, ¿cómo es o cómo sería trabajar con dicha cultura produciéndose una Transformación de su TI, de su empresa, con dicha envergadura, principios y valores?. ¿Pueden con dicha misión, alinear sus objetivos personales a los de su empresa, para que independientemente de su negocio y sector, puedan alcanzar su visión y resultados esperados?. ¿les gustaría probar, con dicho cambio, con dicha Transformación?.

Dicho modelo se soporte de forma piramidal a través de sus 4P - Philosophy, Process, People y Problem solving - las cuáles albergan los 14 principios que a continuación se detallan:

1P (Filosofía: Pensamiento a largo plazo)

• Principio 1: "Base sus decisiones de gestión en una filosofía a largo plazo, a expensas de lo que suceda con los objetivos financieros a corto plazo"

2P (Proceso: Eliminación de los despilfarros - "muda", "waste")

• Principio 2: "Cree procesos en flujo continuo para hacer que los problemas salgan a la superficie"
• Principio 3: "Utilice sistemas PULL (tirar) para evitar producir en exceso"
• Principio 4: "Nivele la carga de trabajo" (Heijunka)
• Principio 5: "Cree una cultura de parar a fin de resolver los problemas, para lograr una buena calidad a la primera"
• Principio 6: "Las tareas estandarizadas son el fundamento de la mejora continua y de la autonomía del empleado"
• Principio 7: "Utilice el control visual de modo que no se oculten los problemas"
• Principio 8: "Utilice solo tecnología fiable absolutamente probada que dé servicio a su personal y a sus procesos"

3P (Gente y Socios: Respeto, retos y continua evolución)

• Principio 9: "Haga crecer a líderes que comprendan perfectamente el trabajo, vivan la filosofía y la enseñen a otros"
• Principio 10: "Desarrolle personas y equipos excepcionales que sigan la filosofía de su empresa"

          Ir a: "Desarrollo individual y promoción del trabajo en equipo"

• Principio 11: "Respete a su red extendida de socios y proveedores, desafiándoles y ayudándoles a mejorar"

4P (Resolución de Problemas: Aprendizaje organizativo)

• Principio 12: "Vaya a verlo por sí mismo para comprender a fondo la situación (Genchi Genbutsu o Gemba)

         Ir a: "Vaya a verlo por sí mismo. El círculo de Ohno."

• Principio 13: "Tome decisiones por consenso lentamente, considerando concienzudamente todas las opciones; impleméntelas rápidamente"

          Ir a: "Nemawashi: Tome decisiones por consenso" Parte 1

          Ir a: "Puro proceso de reeducación" Parte 2

         Ir a: "Informe A3" Parte 3

• Principio 14: "Conviértase en una organización que aprende mediante la reflexión constante (Hansei) y la mejora continua (Kaizen)

Por favor, después de la lectura de las 4P y de los principios y valores que las hacen posible, ¿Qué pensamientos y sentimientos se le pasan por la cabeza? Por favor, al que quiera, que los transmita en comentarios. ¿Los tienen? ¿Son factibles para su organización, para su negocio llevar alguno de ello a cabo?¿Qué beneficio traería a su organización y a cada uno de sus empleados, adoptarlos?

Mientras se asimilan en una primera pasada dichos principios, veamos qué puede representar Lean en 90 segundos, a través de un vídeo.

[1] FOURPRINCIPLES The Lean Management Experts

Volviendo al reto y a los principios, se me ocurre como, incidiendo en la filosofía reinante en cada uno de ellos, cómo buscar en ITIL su expresión o buena práctica que nos permita profundizar en el cambio o Transformación de nuestra TI para asimilar nuevas oportunidades o retos, mejorando  la gestión de nuestros servicios, su calidad y entrega tomando como premisa la actual situación en la que nos encontramos. Continuaremos en siguiente entregas mientras tanto, les dejo por sí es de su interés la diferentes bibliografía que hay sobre el tema y dos grandes ponencias de Antonio Valle, cuya visualización ha incidido en la búsqueda de dicho reto personal y del grupo. Veremos a dónde nos lleva.

Un saludo y Feliz 2013 a todos los que nos leen y nos siguen.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Fuentes:

[1] Video - Get Lean in 90 second - de FOURPRINCIPLES The Lean Management Experts http://www.fourprinciples.ae//Leanvideo.aspx?id=8#.UOx7OOS-Qng

Ponencias sobre Lean:

• Antonio Valle [2012] "Lean-IT: Cómo el pensamiento Lean aplicado a ITSM nos hace más eficientes" http://www.brighttalk.com/webcast/8103/49881 itSMF España.
• Antonio Valle [2011] "Aplicando el pensamiento Lean a la Gestión de Servicios" http://media.fib.upc.edu/fibtv/streamingmedia/view/22/431 FIB Alumni

Bibliografia Lean: (seguro que faltan alguno añadirlo en comentarios de la entrada y muchos de ellos ya se encuentran publicados en lengua española)

• Womack y Jones [1990] "The machine that changed the world"
• Hirano, Hiroyuki [1995] "The evolution of a manufacturing system at Toyota"
• Womack y Jones [1996] "Lean Thinking"
• Imai, Masaki [1997] "Gemba Kaizen: A commonsense, low-cost approach to management"
• Rother y Shook [1999] "Learning to See"
• Womack y Jones [2001] "Seeing the Whole"
• Rother y Harris [2001] "Creating Continuous Flow"
• Harris R, Harris C y Wilson E [2003] "Making Materials Flow"
• Smalley [2004] "Creating Level Pull"
• Liker, J [2006] "Las claves del éxito de Toyota. 14 principios de gestión"
• Womack y Jones [2006] "Lean Solutions"
• Charles T. Betz [2006] "Architecture and Patterns for IT Service Management, Resource Planning and Governance"
• Ohno Taichi. [2006] "Workplace Management"
• Wilson, L [2009] "How to implement Lean Manufacturing"
• Rother, M [2009] "Toyota Kata"
• Steven Bell y Michael Orzen [2011] "Lean IT: Enabling and Sustaining your Lean Transformation"
• J. M. Vives [2012] "Introducción a Lean"