III.- ¿Querías ayudar a mejorar el Congreso?....pues toma Congreso!!!

Proveedores?,    NO!!    Partners!!!

En la entrada anterior, nos quedamos en un nuevo recorte, que los presupuestos del año obligaban a realizar en los presupuestos del Congreso Nacional de la asociación, y que tras estudiar las posibilidades se referían al concepto de “Secretaría Técnica” contratada a la empresa de Eventos.

Dejemos una cosa clara, cuando una organización dispone de recursos financieros suficientes, y puede hacerlo, es la mejor opción, confiar aquellas actividades que no son de su “core” a empresas especializadas. Nuestra empresa de Eventos había realizado el año anterior una labor magnífica, y sólo era cuestión de necesidad el buscar otras opciones, ante una insuficiente rebaja en presupuesto ofrecido, que fue la primera opción. He de decir que todos los malentendidos que vinieron como consecuencia de aquella decisión “obligada” fueron debidos a mi falta de experiencia y conocimiento de temas, aunque no descarto la falta de información que hubiese debido ser “transmitida” al hacerme el traspaso de responsabilidades.   

La cuestión era buscar opciones, y para ello, estuvimos examinando, las posibilidades técnicas de nuestra web y aplicación de registros de inscripción y la ayuda de otra empresa con la que la asociación había colaborado en otros eventos con anterioridad,  para todo el tema de control de inscripciones, acreditaciones, pagos y facturación. Esto supuso, aparte de una  alternativa viable, una considerable carga de trabajo para una servidora, para María como responsable de Gestión y para la persona responsable de nuestra infraestructura Técnica. Una capacidad desbordada  en requerimientos (por establecerse los precios y códigos de inscripción, antes de cualquier otra consideración confiando en las capacidades de la anterior campaña, donde nuestra empresa de Eventos, al disponer de una súper herramienta para el tema en cuestión no tenía estas limitaciones), según íbamos perfilando las necesidades y el proceso de registro de inscripción hasta la entrega de Acreditaciones. Un paso más, la necesidad de entregar la información de las acreditaciones a la imprenta de confianza seleccionada al efecto, lo que nos supuso, establecer una fecha temprana de cierre de registro, no muy bien aceptada por nuestros Patrocinadores…..pero de eso hablaremos más tarde….

Otro tema que tuvimos que aprender “sobre la marcha”, la necesidad de que los formatos de las presentaciones de nuestros ponentes, tanto  en ppt como en video, debían ajustarse a unas determinadas condiciones para su correcta visualización y audición…de esto me enteré a  última hora, y el tema se salvó gracias a la utilización de templates ajustados a visualización y a nuestra empresa de eventos y su ayuda con los videos….más que proveedores, señores, NECESITAMOS PARTNERS!!!,  y desde aquí mi agradecimiento a ellos. Probablemente, tampoco ellos se esperaban que este año las cosas fueran un poquito más preparadas, y que nuestros contenidos hubiesen pasado por varias etapas antes de llegar a la consideración de presentaciones finales.

En cualquier caso, se trata de un Win-Win, ellos se juegan, al igual que nosotros como asociación, su imagen y su prestigio, es más para ellos es su “core” de negocio, debemos obligatoriamente,  ir de la mano….

Por supuesto dar las gracias a nuestra empresa de apoyo de este año en todo este tema de Secretaría Técnica y a nuestro soporte de Infraestructura, sin ellos imposible  haber cumplido con lo que nos propusimos conseguir….Eso sí tenemos un “puñao” de lecciones aprendidas y propuestas de mejora que esperamos se puedan desarrollar para próximos eventos…

Y solventados estos temas,….seguiremos con los contenidos del Congreso, es decir, con todo aquello que  queremos transmitir y compartir durante el congreso…

(Continuará)