II.-¿Querías ayudar a mejorar el Congreso?....pues toma Congreso!!!

Toma de conciencia...

Bien, pues ahí andábamos….el proceso de "Call for Presentations" iniciado y con fechas de pasos a seguir publicadas en la web, revisando criterios de Evaluación de ponencias, con desconocimiento absoluto sobre la importancia y las condiciones de patrocinios publicadas y distribuidas a principios de año en un dossier que no entendía, con un patrocinio Oro de menos que nos hundían los presupuestos de ingresos de previos años, la ubicación del congreso y la empresa de eventos seleccionada con anterioridad y con la necesidad de reducir gastos de manera imperiosa ….. Todo un reto!!!

Contábamos con voluntarios para la Evaluación de ponencias, la experiencia entre otros de Pedro y Eduardo en el comité, y como decía la inestimable ayuda de María, quien me proporcionaba la información que iba pidiendo sobre la marcha a medida que preguntaba qué era lo que se había hecho previamente… miembros del comité que se ofrecieron a algunas tareas y de los que nunca más se supo…otros miembros súper encantadores que se ofrecieron a hacer el doble de tareas para suplir las necesidades que teníamos, etc. etc. etc. y todo ello de una manera altruista , voluntaria y robando tiempo y esfuerzo a su vida personal. (De haber estado yo trabajando en una empresa, no creo que hubiese podido haberlo hecho, por eso hay que valorar a los voluntarios que semana tras semana acudían y colaboraban en las tareas del comité…en su tiempo libre y fines de semana).

Vayamos por partes…Como en cualquier proyecto en el que uno se embarca una vez iniciado, pues a empezar a recopilar información y ponerla sobre la mesa, a revisarla, analizarla y plantear posibilidades…pedir consejo, escuchar  y tomar decisiones…

La primera decisión que tomé, fue personal. No decirle a nadie el “encargo” que me había caído y dejar que se pensara que sólo actuaba de coordinadora de las actividades del comité. Alguien que convoca las reuniones, las dirige siguiendo los puntos más o menos establecidas en las primeras reuniones  ( al menos al principio), recopila opiniones y decisiones, revisa actas… y poco más. De esa manera, me daba tiempo a irme enterando y analizando  cada tema, manteniendo mi responsabilidad en el anonimato, y humildemente ir aprendiendo…sin ganarme posibles antagonismos adicionales a las conversaciones relativas a lo que me había terminado de poner en esa situación, que era, el proceso y los criterios de selección de ponencias. A nivel Interno , he de reconocer que en más de una ocasión me sentí tan presionada cuando defendía los cambios que veía preciso hacer, que  le dije a mis responsables, que si  pensaban que no iba en la buena dirección, me retiraran del cargo , aprovechando que no se había hecho público, . A nivel externo he de reconocer  que este relativo anonimato me dio mucho juego, sobre todo en la campaña de Linkedin que lancé más tarde…

Una de las primeras tareas fue encontrarme con la empresa de Eventos y en el lugar elegido para el Congreso para ver las instalaciones y ver cómo podríamos reducir costes sin sacrificar en lo posible la calidad… previo estudio de factura del año anterior y consejos recibidos sobre áreas de reducción de gastos…y así se hizo. Inevitablemente la reducción de cargos en medios audiovisuales afectaron a la visibilidad de la sala plenaria, pero tampoco podía saberse con seguridad sin ver el montaje completo (pto. a añadir a lecciones aprendidas…), así que fue un riesgo que tuvimos que asumir, dado que el recortar de dos a un día el evento no suponía en instalaciones un recorte suficiente como para compensar el efecto de imagen que ello supondría, ya publicada la duración y días , meses antes…

Y vino el segundo recorte obligado por los presupuestos a la empresa de Eventos…el concepto de Secretaría Técnica….y éste trajo tela….

(Continuará)