El informe A3, es una simple hoja, que en dicho formato, de forma sencilla, concisa y clara, se describe la situación actual, la situación propuesta a llevar a cabo, todo un análisis de costes, y el ciclo de deming PDCA (Planificación para llevar a cabo la propuesta, la implementación, los controles que deben realizarse para concretar dicha planificación e implementación y por último un cronograma de lo que se va a realizar).
¿Por qué en este simple hoja? Pues bien, de nuevo sencillo, para que de forma visual, todo el mundo puede saber lo que se va a realizar. Hoja que debería estar en nuestro puesto de trabajo, para que en todo momento, todo el personal que interactúe en llevar a la realidad esta nueva propuesta, lo tenga claro, y la tenga siempre a la vista la información crítica y visual.
Esto también sirve para realizar reuniones eficaces. Por lo que uno de los beneficios del formato de comunicación A3 es tener un enfoque disciplinado para la resolución de problemas así como para tratar esas reuniones. ¿Cómo son esas reuniones eficaces?
1) Objetivos claros antes de la reunión: Pueden estar en la agenda, pero así están descritas de forma clara y focalizada todas las actividades a realizar y los entregables que se espera realizar.
2) Las personas adecuadas en la reunión: Deben estar aquellas personas responsables e imprescindibles para la misma. El resto sobra, ya que no aportará ningún tipo de valor, sino solamente gasto, pérdida de tiempo y posibles interrupciones.
3) Uso efectivo de ayudas visuales: Para ello, con disponer de dicho informe A3 sobra lo demás. Así se centra, en un único enfoque en todo momento.
4) Separar el compartir la información de la resolución del problema: Aquí se debe compartir la máxima información posible con anterioridad para que el personal que asista sepa en todo momento de lo que hablar, lo haya analizado, estudiado y que solamente vaya con un objetivo. Aportar. Así, dicha reunión solamente se centrará en la resolución del problema y no se perderá el tiempo, en darle vueltas a cosas, que se deberían haber realizado con anterioridad. Ante todo profesionalidad.
5) La reunión empieza y termina a la hora prevista: ¿Qué ocurre con esto en España? Salvo causas mayores, todos puntuales y el móvil y demás cachibaches tecnológicos apagados salvo que sean necesarios para la reunión. ¿Qué mal queda que mientras alguien habla otro coja el teléfono, haga ruiditos el mismos, o esté tecleando o haciendo quién sabe qué? ¿Les suena? ¿A qué parece el deporte nacional?. De nuevo, profesionalidad.
Andy Lund, director de programa del Toyota Sienna comentó:
"Para algunas decisiones puedo pensar que ya conozco la respuesta y no necesito la opinión de otros. Puede que haya un departamento que no esté directamente involucrado y pienso que probablemente no tenga mucho con qué contribuir. Puedo, de hecho, encontrar las respuestas correctas por mí mismo, pero tendré dificultades en la presentación porque el grupo que ha sido omitido cuestionará mis recomendaciones y preguntará por qué no se ha tenido en cuenta esto y aquello y la presentación se convertirá en un debate. Sin embargo, a través del nemawashi estarán de acuerdo con la presentación porque ya la han aceptado. Por lo tanto, iré y hablaré previamente con ese departamento y, normalmente, quedaré agradablemente sorprendido porque obtendré información".
Póngase en la piel una vez leído este párrafo. No encuentra en su lugar de trabajo, reinos de taifas, que parecen ser diferentes empresas, ya que en vez de tener un objetivo común corporativo, sus responsables se preocupan más, en salvaguardar y conseguir los suyos, le pese a quien le pese, aunque algunas veces puedan perjudicar a otros departamentos de la organización. ¿Esto puede ocurrir? ¿Ocurre? ¿Se hace algo por remediarlo?
Como se puede ver, en estas tres entradas de este principio 13, sí nos planteáramos cómo actuamos nosotros y sí esto nos podría funcionar. Solamente piénsenlo si en algo quieren avanzar y, ver cómo hay otras formas posibles para realizar las cosas. Todo es posible, solamente es poner manos a la obra y probar. Lo mismo, se sorprenden y encuentran un nuevo camino, alternativa u oportunidad de hacer las cosas de forma diferentes y quien sabe sí esto le puede generar valor a lo que realicen, o les genera ventajas competitivas. ¿Se atreven?
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